TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL SERVICIO
VeloBot — Automatización de atención al cliente
1. Partes e identificación del Prestador
VeloBot es operado por Juan Sebastián Valencia Torres, persona natural comerciante, C.C. N.º 1.088.259.999, NIT 1088259999-6, matrícula mercantil N.º 18235616 expedida por la Cámara de Comercio de Pereira, domiciliado en Pereira, Risaralda, Colombia (en adelante, «VeloBot» o «el Prestador»).
El término «Cliente» hace referencia a la persona natural o jurídica que contrata el Servicio de VeloBot para automatizar su atención al cliente.
Contacto: contacto@velobot.co | velobot.co
2. Objeto del Servicio
VeloBot ofrece una plataforma de automatización de atención al cliente mediante asistentes conversacionales (chatbots) integrados con WhatsApp Business, Instagram y Messenger, con funcionalidades que pueden incluir:
- Gestión automatizada de conversaciones mediante inteligencia artificial.
- Integración con catálogos de productos de Meta Business Manager.
- Gestión de plantillas de mensajes de WhatsApp.
- Agendamiento de citas y reservas a través de Google Calendar.
- Panel de administración para configuración, monitoreo y reportes.
- Envío de recordatorios automáticos a usuarios finales.
Las funcionalidades disponibles dependen del plan contratado por el Cliente. VeloBot se reserva el derecho de modificar, añadir o descontinuar funcionalidades con previo aviso según lo establecido en la sección 16.
3. Proceso de vinculación y onboarding
El proceso de activación del Servicio sigue los siguientes pasos:
- VeloBot configura el entorno inicial del Cliente en la plataforma: creación del perfil del negocio, configuración de parámetros base y asignación de credenciales de acceso, con base en la información suministrada por el Cliente en el formulario de vinculación.
- El Cliente recibe sus credenciales de acceso (usuario y contraseña temporal) al correo electrónico registrado.
- En su primer inicio de sesión, el Cliente conecta sus canales de comunicación (WhatsApp Business, Instagram, Messenger) y, si aplica, su cuenta de Google Calendar, a través del flujo OAuth integrado en el panel.
- El Cliente es responsable de verificar que la configuración inicial refleje correctamente la información de su negocio y de reportar cualquier inconsistencia dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al primer acceso.
Aceptación de condiciones en el primer acceso: Al completar el primer inicio de sesión, el Cliente deberá marcar de forma obligatoria los siguientes checkboxes antes de poder continuar con la configuración del Servicio:
- He leído y acepto los Términos y Condiciones del Servicio (velobot.co/terminos).
- He leído y acepto el Acuerdo de Tratamiento de Datos (velobot.co/atd).
- He leído la Política de Privacidad (velobot.co/politicasdeprivacidad).
La marcación de estos checkboxes queda registrada en los sistemas de VeloBot con timestamp e identificación del usuario aceptante, y tiene el mismo valor jurídico que la firma manuscrita del presente documento. Sin esta aceptación, el acceso al Servicio no estará habilitado.
Responsabilidad del Cliente sobre la información suministrada: VeloBot configura el entorno con base en los datos proporcionados por el Cliente. La exactitud, veracidad y completitud de esa información es responsabilidad exclusiva del Cliente.
4. Planes y tarifas
VeloBot ofrece distintos planes de suscripción con funcionalidades y límites de uso diferenciados. Las tarifas vigentes, la descripción de cada plan y los límites aplicables (mensajes, conversaciones, canales, usuarios) se encuentran publicados en velobot.co/precios (sección Precios de la landing) y en el panel de administración del Cliente.
- Las tarifas se expresan en pesos colombianos (COP) salvo indicación expresa en contrario.
- El período de facturación es mensual, contado desde la fecha de activación del Servicio.
- VeloBot se reserva el derecho de modificar las tarifas con un preaviso mínimo de treinta (30) días calendario, notificado al correo registrado del Cliente.
- El cambio de plan (upgrade o downgrade) surtirá efecto en el siguiente período de facturación, salvo acuerdo distinto entre las partes.
Nota: Mientras VeloBot se encuentre en etapa de lanzamiento o período de prueba, las condiciones tarifarias específicas serán acordadas individualmente con cada Cliente. Esta sección se actualizará cuando los planes estén publicados en velobot.co/precios.
5. Facturación y pago
El pago de la suscripción se realiza por adelantado al inicio de cada período de facturación, mediante los métodos de pago habilitados en el panel de VeloBot.
- VeloBot emitirá la factura o documento equivalente conforme a la normativa tributaria colombiana vigente.
- El Cliente es responsable de mantener un método de pago válido en su cuenta.
- En caso de disputa sobre un cobro, el Cliente deberá notificar a contacto@velobot.co dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la fecha de facturación.
6. Mora y suspensión del Servicio
Si el pago de una suscripción no se efectúa en la fecha de vencimiento, VeloBot otorgará un período de gracia de diez (10) días calendario durante el cual el Servicio permanecerá activo.
- Al día once (11) sin pago, VeloBot suspenderá el Servicio de forma automática. El bot dejará de responder y el panel quedará en modo solo lectura.
- La suspensión no implica eliminación de datos. La configuración, conversaciones e historial se conservarán por un período adicional de treinta (30) días calendario desde la suspensión.
- Si el Cliente regulariza el pago dentro de esos treinta (30) días, el Servicio se reactiva sin pérdida de información.
- Transcurridos treinta (30) días desde la suspensión sin pago, VeloBot podrá dar por terminado el contrato y proceder a la eliminación de los datos del Cliente según lo establecido en el Acuerdo de Tratamiento de Datos.
7. Uso aceptable del Servicio
El Cliente se compromete a utilizar el Servicio únicamente para fines legales y conforme a estos Términos. Está expresamente prohibido:
- Usar el Servicio para enviar spam, mensajes masivos no solicitados o contenido fraudulento.
- Configurar el chatbot para engañar a los usuarios finales sobre su naturaleza automatizada cuando la ley exija divulgación.
- Usar el Servicio para actividades ilegales, incluyendo violación de derechos de propiedad intelectual, acoso o discriminación.
- Intentar acceder a datos de otros Clientes o a componentes no autorizados de la plataforma.
- Revender, sublicenciar o transferir el acceso al Servicio a terceros sin autorización escrita de VeloBot.
- Usar el Servicio de forma que viole las Políticas de Uso de Meta (WhatsApp, Instagram, Messenger) o de Google.
Cumplimiento de normativa de protección de datos hacia usuarios finales: El Cliente se compromete a cumplir, antes de activar el Servicio, con las obligaciones que le corresponden como Responsable del Tratamiento de datos personales de sus propios usuarios finales, conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Esto incluye, como mínimo:
- Contar con una Política de Privacidad propia accesible a sus usuarios finales, que describa qué datos recopila, con qué finalidad, y cómo pueden ejercer sus derechos de Habeas Data.
- Haber implementado un mecanismo de autorización (física o electrónica) mediante el cual sus usuarios finales consientan el tratamiento de sus datos personales antes de interactuar con el chatbot, o acreditar una base legal alternativa conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- Informar a sus usuarios finales, cuando la ley lo exija, que están interactuando con un sistema automatizado y que sus conversaciones pueden ser procesadas mediante inteligencia artificial.
El incumplimiento de estas obligaciones es causal de terminación inmediata del Servicio por parte de VeloBot, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan. VeloBot no asume ninguna responsabilidad frente a reclamaciones, sanciones o investigaciones de autoridades (incluyendo la Superintendencia de Industria y Comercio) derivadas del incumplimiento del Cliente de sus propias obligaciones legales como Responsable del Tratamiento.
El incumplimiento de esta sección faculta a VeloBot para suspender o terminar el Servicio de forma inmediata, sin reembolso y sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.
8. Responsabilidad sobre el contenido del chatbot
El Cliente es el único responsable de:
- La veracidad, exactitud y legalidad del contenido configurado en el chatbot (textos, precios, condiciones, flujos de conversación).
- Que las respuestas automatizadas cumplan con la normativa aplicable a su sector (salud, financiero, legal, etc.).
- Que el uso del número de WhatsApp Business registrado cumpla con las Políticas de Uso Aceptable de Meta. Las sanciones o bloqueos impuestos por Meta sobre ese número son responsabilidad exclusiva del Cliente.
- Informar a sus usuarios finales, cuando la ley lo exija, que están interactuando con un sistema automatizado.
VeloBot actúa como infraestructura técnica. No revisa, modera ni valida el contenido configurado por el Cliente, y no asume responsabilidad por los efectos de ese contenido sobre terceros.
9. Propiedad intelectual
Plataforma VeloBot: Todo el código fuente, diseño, algoritmos, marcas, logotipos y documentación de VeloBot son propiedad exclusiva de Juan Sebastián Valencia Torres. El contrato no transfiere ningún derecho de propiedad intelectual al Cliente.
Contenido del Cliente: El Cliente conserva todos los derechos sobre el contenido que configure en el Servicio (textos del bot, catálogo de productos, flujos de conversación, etc.). El Cliente otorga a VeloBot una licencia limitada, no exclusiva y no transferible para usar ese contenido exclusivamente con el fin de prestar el Servicio.
Datos de conversaciones: Los datos de conversaciones de los usuarios finales del Cliente pertenecen al Cliente en su calidad de Responsable del Tratamiento, conforme al Acuerdo de Tratamiento de Datos suscrito entre las partes.
10. Confidencialidad
Cada parte se compromete a mantener la confidencialidad de la información no pública de la otra parte a la que acceda en el marco de la relación contractual, y a no divulgarla a terceros sin autorización escrita previa, salvo que:
- Sea información de dominio público por causa no imputable a la parte receptora.
- Sea requerida por autoridad judicial o administrativa competente.
- La parte receptora la hubiera conocido previamente de fuente legítima independiente.
Esta obligación subsistirá por un período de dos (2) años contados desde la terminación del contrato.
11. Disponibilidad del Servicio
VeloBot realizará sus mejores esfuerzos para mantener el Servicio disponible de forma continua. Sin embargo, el Cliente reconoce que:
- La disponibilidad del Servicio depende parcialmente de terceros (Meta, Google, Railway/AWS, OpenAI) sobre los cuales VeloBot no tiene control directo.
- VeloBot podrá realizar mantenimientos programados con previo aviso de al menos 24 horas, preferiblemente en horarios de baja demanda.
- VeloBot no garantiza disponibilidad del 100% ni se hace responsable por interrupciones causadas por fuerza mayor, fallas de terceros proveedores o casos fuera de su control razonable.
En caso de interrupciones prolongadas atribuibles exclusivamente a VeloBot que superen las 48 horas continuas en un mes calendario, el Cliente podrá solicitar un crédito proporcional al tiempo de indisponibilidad, aplicable al siguiente período de facturación.
12. Limitación de responsabilidad
En la máxima medida permitida por la ley colombiana, la responsabilidad total de VeloBot frente al Cliente por cualquier causa (contractual, extracontractual, por negligencia o cualquier otra) estará limitada al valor equivalente a tres (3) mensualidades de suscripción pagadas por el Cliente en los tres (3) meses inmediatamente anteriores al evento que genera el daño.
VeloBot no será responsable por:
- Daños indirectos, lucro cesante, pérdida de datos de negocio, pérdida de clientes o daño reputacional, incluso si fue informado de la posibilidad de tales daños.
- Resultados comerciales obtenidos o no obtenidos por el Cliente mediante el uso del Servicio.
- Decisiones tomadas por el Cliente o sus usuarios finales con base en respuestas generadas por el chatbot.
- Incumplimientos de Meta, Google u otros terceros que afecten la disponibilidad o funcionamiento del Servicio.
- Pérdida de datos causada por el incumplimiento del Cliente de sus obligaciones de seguridad o por el uso indebido del Servicio.
13. Ausencia de garantías adicionales
El Servicio se presta «tal como está» y «según disponibilidad». VeloBot no otorga garantías implícitas de comerciabilidad, adecuación para un propósito específico o no infracción, más allá de las expresamente establecidas en estos Términos.
VeloBot no garantiza que el chatbot genere respuestas correctas en el 100% de los casos. Las respuestas generadas por inteligencia artificial pueden contener errores. El Cliente es responsable de revisar y configurar adecuadamente el comportamiento del bot.
14. Terminación del contrato
Por el Cliente: El Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde el panel de administración o mediante comunicación escrita a contacto@velobot.co. La cancelación surtirá efecto al final del período de facturación en curso. No se realizarán reembolsos por el período no consumido, salvo acuerdo expreso.
Por VeloBot: VeloBot puede terminar el contrato con previo aviso de quince (15) días calendario, salvo en los siguientes casos en los que la terminación puede ser inmediata:
- Incumplimiento grave de la sección 7 (Uso aceptable).
- Mora en el pago que supere el período de gracia y los treinta (30) días adicionales establecidos en la sección 6.
- Solicitud o requerimiento de autoridad competente.
- Cierre o discontinuación del Servicio por parte de VeloBot, con aviso mínimo de treinta (30) días.
Al terminar el contrato por cualquier causa, VeloBot eliminará los datos del Cliente conforme a los plazos establecidos en el Acuerdo de Tratamiento de Datos.
15. Indemnidad
El Cliente se obliga a defender, indemnizar y mantener indemne a VeloBot frente a cualquier reclamación, demanda, pérdida o gasto (incluidos honorarios de abogados razonables) derivados de: (i) el uso del Servicio por parte del Cliente o sus usuarios finales en violación de estos Términos; (ii) el incumplimiento de las Políticas de Uso de Meta o Google; (iii) el tratamiento de datos personales realizado por el Cliente sin las autorizaciones legales requeridas.
16. Modificaciones a los Términos
VeloBot puede actualizar estos Términos para reflejar cambios en el Servicio, en la normativa o en el modelo de negocio. Los cambios serán notificados al Cliente con al menos treinta (30) días de antelación mediante correo electrónico al correo registrado y/o aviso en el panel de administración.
Si el Cliente no está de acuerdo con los cambios, podrá terminar el contrato antes de la fecha de vigencia de la nueva versión sin penalidad. El uso continuado del Servicio tras la entrada en vigor de los cambios constituye aceptación.
17. Ley aplicable y resolución de conflictos
Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de su interpretación o ejecución será resuelta, en primer lugar, mediante negociación directa entre las partes en un plazo de quince (15) días hábiles desde la notificación del conflicto.
De no llegarse a un acuerdo, las partes se someten a la jurisdicción de los jueces competentes de la ciudad de Pereira, Risaralda, Colombia, renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.
18. Documentos que integran el contrato
Los siguientes documentos forman parte integral del contrato entre VeloBot y el Cliente, en el siguiente orden de prelación en caso de contradicción:
- Acuerdo de Tratamiento de Datos (ATD) — velobot.co/atd
- Términos y Condiciones del Servicio (este documento) — velobot.co/terminos
- Política de Privacidad — velobot.co/politicasdeprivacidad
- Descripción del plan contratado y tarifas vigentes — velobot.co/precios
La aceptación de estos Términos mediante el checkbox en el panel de administración, con registro de timestamp e identificación del usuario aceptante, tiene el mismo valor que la firma del presente documento.
ACEPTACIÓN
Las partes declaran haber leído, comprendido y aceptado en su totalidad los presentes Términos y Condiciones.
| Lugar y fecha | Pereira, Risaralda, Colombia | _____ de ____________ de 20____ |
Firma VeloBot — Juan Sebastián Valencia Torres
Firma del Cliente del Servicio